Pack office enseignant - pas besoin de payer il existe des alternatives

Le Pack office est un outil très populaire dans le monde de l'Education et plus généralement dans le monde du travail. Depuis plus de vingt ans, les institutions ont mis en place ces outils. Cela a notamment aidé Microsoft à devenir l'une des sociétés les plus riches du monde. Néanmoins avec l'émergence d'Internet, Microsoft a fait évoluer son modèle économique en développant de nouvelles offres sous le nom de Microsoft Office 365. Fut un temps le Pack Office enseignant était gratuit... il faut maintenant payer plus de 100 euros pour l'acquérir... et c'est terrible. C'est comme donner des friandises à quelqu'un jusqu'à ce qu'il devienne dépendant puis les lui faire payer !

Il existe néanmoins une version gratuite de Microsoft Office 365 pour les enseignants avec des versions internet de Word, Excel et PowerPoint accessibles depuis Internet (si vous voulez en savoir plus sur Microsoft Office 365 cliquez sur ce lien). Cet outil est tout de même sympathique et permet de travailler très correctement. Cependant, je trouve l'ergonomie décevante et certaines fonctionnalités très spécifiques manquent... et bien sûr pour les retrouver il faut souscrire à un abonnement payant (une quarantaine d'euros par an).

Mais si je n'ai pas envie de payer le pack office enseignant ou Microsoft Office 365, quelles sont les alternatives ?

Avant de se poser la question de payer, il faut tester les versions gratuite de Microsoft Office 365 et nous vous conseillons également d'utiliser Gmail. On vous explique pourquoi dans notre dernier paragraphe !

Microsoft 365 gratuit pour un enseignant, qu'est-ce que ça vaut ?

Satisfaisant mais il faut connaître l'ergonomie pour s'y retrouver

Microsoft Office 365 est un bon outil. Son principal avantage est de mettre à disposition de l'utilisateur un espace de stockage gigantesque et très sécurisé grâce à OneDrive. Pour utiliser OneDrive, vous avez juste besoin d'un navigateur internet comme Chrome, Edge... Grâce à cela, tous vos documents sont accessibles n'importe où, n'importe quand et depuis n'importe quelle équipement (ordinateurs, tablettes, smartphones...) :

• Commencez un document sur votre ordinateur à la maison
• Finalisez-le, relisez-le sur votre smartphone dans les transports en commun
• Et présentez-le sur l'ordinateur partagé de la salle de classe à l'école

L'autre grand avantage de OneDrive est que vous pouvez créer ou ouvrir un document avec les versions internet de Word, Excel ou PowerPoint depuis votre navigateur Chrome ou Edge. 

On retrouve sur ces versions beaucoup de fonctionnalités du pack office enseignant et même de nouvelles fonctionnalités vraiment impressionnantes :

• "Concepteur", superbe mise en forme de PowerPoint en 2 clics (cette fonctionnalité est incroyable)
• Sauvegarde automatique en temps réel
• Plusieurs personnes en même temps sur le document et historique des modifications. Vous pouvez donc créer des documents avec vos élèves ou collègues
• Création de formulaires / questionnaires pour les élèves ...

Limité pour certains usages spécifiques

Néanmoins des fonctionnalités manquent. Je pense notamment aux professeurs de sciences et mathématiques : il n'est pas possible d'éditer des équations ou de faire du VBA. Si je veux éditer une équation comme avant, je dois souscrire à l'abonnement payant, c'est terrible ! 3 solutions existent pour ne pas payer :

• Se mettre au langage LaTeX, il existe des outils sur Internet qui permettent d'écrire relativement facilement en LaTeX (lien vers un site qui présente plusieurs éditeurs)
• Utiliser les Compléments Microsoft (fonctionnalité un peu caché au fin fond de Microsoft) ! Les Compléments vous donnent accès à un store comprenant de nombreuses applications et permettant d'améliorer les capacités de Word, Excel ou Power Point. Par exemple pour les équations, j'ai ajouté le complément gratuit MathType qui permet de générer des "images d'équation". Ce n'est pas forcément pratique de manier des images mais c'est mieux que de payer
• S'il n'existe pas de Compléments ou si les Compléments ne sont pas assez performants pour vos usages, il faut fuir Microsoft 365 et je vous recommande fortement de tester les outils Gmail (Google Workspace)

Alternatives au Pack Office - Utiliser les applications qui sont fournies gratuitement avec un compte Gmail (Google Workspace)

Les outils Gmail sont aussi performants que Microsoft Office 365 et que le pack office, voire plus

Gmail n'est pas uniquement une boîte mail gratuite. En effet elle comprend de nombreuses applications collaboratives, accessibles grâce à un navigateur Internet, et très simples à utiliser comme :

• Docs, une alternative à Word
• Sheet, une alternative à Excel. Il doit juste manquer des fonctionnalités très spécifiques comme l'écriture en langage VBA, mais vous pouvez quand même faire des Macros en Javascript (langage beaucoup plus porteur pour les élèves) 
• Slides, une alternative à PowerPoint
• Forms, pour créer des quiz ou des formulaires

De plus, les outils Google peuvent gérer les documents Word docx, Excel xlsx et PowerPoint pptx.

Pendant plusieurs années, on pouvait entendre que les outils Google n'étaient pas au niveau de ceux de Microsoft. Ce temps est révolu ! Depuis 4 ans, les outils Google sont aussi performants voire plus performants (et je vous le confirme, je suis utilisateur quotidien de Microsoft et de Google dans le cadre de mon travail). Google Workspace et Microsoft Office 365 se livrent une guerre sans pitié pour avoir les outils les plus complets, au grand bonheur des utilisateurs. Et Google semble avoir une longueur d'avance grâce à la prise en compte de la collaboration via Internet et son ergonomie, plus simple.

Certains diront que quand ils n'ont pas internet ces outils ne fonctionnent pas... Google a développé une fonctionnalité qui permet de continuer à travailler hors ligne.

Pour les besoins spécifiques, il y a pleins de solutions dans Gmail

Pour les enseignants de sciences ou de mathématiques, soyez rassurés ! Vous pouvez insérer des équations relativement simplement en cliquant sur "Insertion" puis "Equation" (si des enseignants me lisent, je veux bien avoir votre retour sur cette fonctionnalité, n'hésitez pas à le mettre en commentaire).

Si vous ne trouvez pas une fonctionnalité, il y a deux solutions :

1. Vous ne l'avez pas vu. Cliquez alors sur "Aide" et faites une recherche
2. Comme sur Microsoft, vous pouvez télécharger des "Modules complémentaires". Il y un très grand nombre de modules, vous trouverez forcément votre bonheur ! Il y a d'ailleurs de nombreux modules d'éditions d'équation qui ont été téléchargés des millions de fois !

Conclusion

Vous avez la chance d'avoir le choix ! L'utilisation du Pack Office est donc loin d'être obligatoire :

• Si vous voulez faire une transition en douceur mais en perdant en simplicité et en ergonomie, choisissez Microsoft Office 365
• Si vous êtes prêt à investir dans une montée en compétence relativement rapide (car c'est très ergonomique) pour un gain en simplicité, choisissez Gmail avec Google Workspace