Eviter que les outils de communication interne génèrent du stress

Avec les différentes transformations technologiques, sociétales et sanitaires qu'il y a eu les dernières années, les outils de communication interne se sont multipliés dans les écoles, collèges et lycées. En plus des agendas, des cahiers de correspondance, des circulaires et des affichages papier, des outils numériques ont pleinement pénétré les établissements scolaires : Pronote, Ecole Directe, Teams, Google Classroom, Padlet, Whatsapp, Messenger, Formulaire, Outlook, Gmail, Sway, Google Site, Site internet, Drive, Dropbox, etc... Ce qui peut poser problème est que beaucoup d'outils ont des fonctionnalités qui se recoupent et que leurs usages ne sont pas clairement définis. On se retrouve par exemple dans les situations suivantes :

• Des familles envoient des mails à un enseignant, d'autres familles communiquent avec Ecole Directe avec lui, certains élèves utilisent Whatsapp, d'autres Teams pour contacter ce même enseignant (sans compter qu'il est parfois sollicité à tout moment de la journée et de la nuit). Ce réseau d'outils de communication est très difficile à gérer
• De la même manière, un enseignant peut utiliser les mails pour communiquer avec ses élèves, et un autre enseignant utilisent Ecole Directe avec les mêmes élèves. Cette exemple est simpliste mais imaginez-vous à la place d'un élève qui a dix enseignants différents qui ont chacun des usages de communication différents

Le but de cet article est de présenter les principaux constats sur l'hétérogénéité des usages des outils de communication interne et de partager des solutions pour mettre en place des règles saines.

Que sont les outils de communication interne ? Un triptyque pas forcément simple à gérer

Quand on parle d'outils de communication interne, il est important de prendre en compte ce triptyque : besoin métier, usage et canal de communication

1) Les besoins métiers sont tout simplement les besoins fondamentaux d'un acteur dans son rôle (enseignant, personnel administratif, élève, parent). Par exemple : faire l'appel, gérer la vie scolaire, formaliser les absences/retards, communiquer les devoirs, gérer les notes, organiser les voyages/sorties scolaires, gérer la facturation ...

2) Les outils de communication interne peuvent, selon nous, avoir les usages suivants :

• Partager des informations, des documents et des ressources pédagogiques
• Permettre un échange interactif entre des acteurs de l'école sous différentes modalités (1 à 1, 1 à n, n à n, n à 1)
• Collaborer. A la différence de l'échange interactif, une collaboration permet est un échange entre personne sans hiérarchie dans le but de produire collectivement une tâche, un projet...

3) De nombreux canaux sont disponibles dans les établissements scolaires :

• Les supports de communication papier : agenda, circulaire, carnet de correspondance, cahier de liaison ...
• Les plateformes multi-fonctions : Pronote, Ecole Directe, Microsoft Teams, Google Classroom, les LMS comme Moodle, Slack ...
• Les messageries : Gmail, Outlook, iMail, Whatsapp, Messenger ...
• Les outils collaboratifs de partage de document : Microsoft OneDrive, Google Drive, Dropbox, iCloud ...
• Les sites internet privés ou publics : Wordpress, Strikingly, Microsoft Sway, Google Site ...
• D'autres outils numériques mono-fonction : les formulaires en ligne, Padlet ...

De nombreux enseignants, personnels administratifs et familles se plaignent de ce sac de noeud d'information qui peut générer angoisse et stress

Vous commencez, peut-être, à le voir venir, l'équation peut vite devenir incontrôlable. Certains canaux répondent à un ou plusieurs besoins métiers et à un ou plusieurs usages. On peut se retrouver rapidement avec un sac de noeud et c'est ce qui se passe dans de nombreuses écoles. Le problème n'étant pas forcément d'avoir autant d'outils à disposition mais de ne pas clairement définir collectivement chaque trinôme "besoin, usage, canal".

Par ailleurs, de nombreux effets néfastes détériorent aussi la situation et peuvent générer de l'angoisse, du stress et une importante charge mentale à tous les niveaux. Par exemple :

• Entre personnel administratif dans la recherche d'information ou de documents sur un élève
• Lorsque de nombreux mails, communications, messages, tous azimuts, sont reçus à tout heure de la journée et parfois de la nuit
• Une minorité d'enseignants donne des devoirs "de dernières minutes" (sans officiellement prévenir en classe) aux élèves via des canaux digitaux
• Les parents, recevant les informations et notamment les notes, avant les enfants, peuvent mettre une contrainte forte à leurs enfants

Les solutions pour éviter que les outils de communication interne génèrent du stress

Le principe général est de définir un tronc commun de trinômes "besoin, usage, canal", tout en laissant la liberté à chacun de développer, indépendamment, de nouveaux trinôme en s'appuyant fondamentalement sur le tronc commun

Le nombre de trinôme "besoin, usage, canal" n'est pas une variable importante. Il peut y en avoir peu ou énormément. Le but étant d'être exhaustif et que chaque trinôme soit unique. Bien évidemment le "canal" ne doit pas être une variable sinon vous recréerez un sac de noeuds.

Nous vous recommandons de faire cet exercice en mode projet et de manière collective avec, par exemple, 2 enseignants, 2 personnels administratifs, 2 élèves et 2 parents d'élèves.

Il est ensuite important de communiquer ce travail à l'ensemble des acteurs de l'établissement : enseignants, familles, personnels administratifs

Une fois chaque trinôme défini, vous pourrez les communiquer par l'intermédiaire de votre charte informatique (à ne pas confondre avec le règlement intérieur). Cette charte permet de formaliser chaque trinôme et pourra par ailleurs préciser pour chaque trinôme :

• Un référent
• Une description de l'usage
• Le canal et ses modalités d'accès
• Les droits et les devoirs à son utilisation

Si vous voulez en savoir plus sur les chartes informatiques, nous vous invitons à lire ces deux articles : Charte informatique école : Quels sujets intégrer ? et Pourquoi faire une charte numérique pour votre établissement ?

En plus de la communication, il faudra s'assurer que tous les acteurs s'approprient bien les règles et soient sensibiliser aux effets néfastes du numérique

Cela va prendre du temps, mais il est important que tous les acteurs (parents, enfants, enseignants, personnels) soient sensibilisés au respect des règles que vous aurez définies. Cela peut prendre la forme de prises de parole ou de communication écrite.

Relativement à la sensibilisation des élèves, nous avons écrit un article spécialement dédié à cela et nous vous recommandons de le lire. En effet, nous mettons en avant un kit clé en main très intéressant : le kit pédagogique du citoyen numérique. Vous pouvez accéder à cet article en suivant ce lien : Education et numérique - Comment développer l'esprit critique des élèves ?